교양 있는 직장인의 매너
출퇴근 시의 매너
☞ 근무준비
여유를 가지고 출근해서 정각에 업무를 시작할 수 있는 자세
☞ 상사가 자신보다 늦게 출근했을 경우와 먼저 퇴근할 경우
- 상사가 자신의 옆을 지나갈 때 : 자리에서 가볍게 인사
- 상사가 자신의 옆을 지나가지 않을 때 : 상사가 자리에 앉은 후에
- 거리가 먼 경우 : 책상 앞에 가서 인사
- 거리가 비교적 가까운 경우 : 자리에서 가벼운 목례
☞ 중식시간
휴식시간과 구분, 중식시간을 지켜 근무하는 자세
☞ 상사보다 먼저 퇴근할 경우
- 상사에게 필요한 보고를 하고 퇴근
- 상사와 동료가 바쁠 때는 사과의 말을 하고 퇴근
- “약속이 있어 먼저 퇴근합니다.”
- “죄송합니다. 먼저 퇴근합니다.”
※ 상사에게 “수고하십시오.”라는 용어를 사용하지 않도록 주의
☞ 30분 이상 지각 시 도중에 상사에게 연락한다.
- 지각 전화는 먼저 사과하고 출근 예정시간을 보고, 걸려 올 전화나 손님 내방이 있을 시 동료에게
협조를 요청하여 사전 조치를 취한다.
- 주위 동료에게도 한마디 “늦어서 죄송합니다.”
☞ 조퇴는 상사에게 이유를 보고하고 허가를 얻는다.
- 조퇴 시간 전까지 업무 마무리에 최선을 다한다.
- 하던 일은 상사의 지시를 받아 끝마무리를 하고 간다.
☞ 갑자기 결근할 경우 아침 일찍 연락을 취한다.
지시받는 요령과 보고 요령
☞ 지시받을 때의 요령
1) 부르면 “예”하고 대답한다.
∙상쾌하고 분명한 목소리로 대답한다.
∙못 들은 척하는 것은 금물, 상사에게 신뢰를 잃는 지름길이다.
2) 곧 자기를 부른 상사 앞으로 간다.
∙즉시 메모지나 다이어리를 들고 간다.
∙서있는 자세는 상사의 정면은 피하여 선다.
∙상사가 권하지 않는 한 앉지 않는다.
3) 지시 요령을 메모한다.
∙지시내용을 처음부터 끝까지 상세히 듣는다.
∙의문사항은 상사의 말이 끝난 다음 묻는다.
∙메모 시 주의 점은 성명, 숫자, 일자, 일시 등을 복창하여 확인한다.
4) 의문사항은 서있는 자리에서 확인한다.
∙모르는 것을 아는 체하며 돌아서면 안 된다.
∙의문사항은 요령껏 묻는다.
5) 지시명령을 정확히 받기 위해 복창한다.
- 육하원칙에 의거한다.
누가(Who)
무엇을(What)
언제(When)
어디서(Where)
왜(Why)
어떻게(How)
6) 명령/지시를 받고 나면 가볍게 인사를 하고 자신의 자리로 돌아간다.
∙명령/지시를 자기 자리에서 재확인해 본다.
7) 통화 중에 상사가 불렀을 때
∙전화를 즉시 끊을 수가 없을 때 주위 동료가 “○○○씨는 통화 중입니다.”라고 알려준다.
∙통화를 마치면 전화를 받느라고 늦었음을 말한다.
8) 상사의 지시가 틀렸을 때
∙상사의 지시가 잘못되었을 때는 상사에게 적절히 설명하고 재 지시를 받는 절차를 취한다.
∙상사의 잘못된 지시를 알고 말하기 어려워 넘어가는 것을 피한다.
☞ 보고할 때의 요령
1) 지시받은 업무가 종료되면 즉시 보고한다.
∙지시/명령은 지시자에게 보고를 함으로써 완료한다.
2) 상사가 바쁠 때
∙보고를 신속히 하려 해도 상사가 다른 일로 바쁠 때는 양해를 구하고 적절한 시간 내에 보고를 하도록 한다.
∙○○건 보고를 지금 드려도 되겠습니까?
3) 결론부터 먼저 보고
∙보고 내용은 정확히 간결하게 육하원칙에 의거 메모로 보고한다.
∙보고는 결론, 이유, 경과 문으로 한다.
∙상사는 결론부터 알고 싶어 한다.
4) 사실만을 보고한다.
∙사실을 있는 그대로 말하기 어려운 보고라도 보고자의 감정, 희망, 주관적 감정을 배제하여야 한다.
∙담당자의 의견은 마지막에 "제 생각으로"라면 덧붙인다.
5) 중간보고가 필요할 때
∙일이 알맞게 완료되었을 때
∙결과 예측이 드러날 때
∙추진과정에 문제가 예상될 때
∙실수를 저질렀을 때
∙중요한 변경이 요구될 때 등
6) 자료를 가지고 설명할 때
∙서류를 설명할 때는 손바닥을 위로하여 손가락을 모아 가리킨다. 상대가 오른쪽에 있을 때는 왼손, 왼쪽일 때는
오른손을 쓴다. 연필 등으로 자료를 가리키는 것은 피한다.
명 함 교 환
만남에 있어 첫인상이 중요하듯, 명함은 후에 상대방이 자신을 기억하게 하는 중요한 역할을 한다.
1) 명함을 취급하는 요령
▷ 명함은 전용 지갑이나 상의 안주머니 또는 명함 주머니에 보관한다.
▷ 두 손으로 정중히 교환한다.
▷ 받은 명함은 소중하게 취급 (메모는 혼자 있을 때) 한다.
▷ 명함철에 잘 정리해서 보관한다.
2) 명함을 드릴 때
▷ 일반적으로는 방문자가 먼저 명함을 건넨다.
* 초면의 사람에게는 상대방보다 먼저 명함을 드린다.
▷ 상대방이 바로 읽을 수 있도록 회사명과 이름을 이야기하며 공손하게
▷ 명함을 준비하기 전에 상대의 명함을 받게 될 때는 받은 후에
바로 명함을 드린다.
3) 명함을 받을 때
▷ 명함을 받은 후에 반드시 소리 내어 읽어 확인한다.
▷ 받은 명함은 허리 아래로 내려가지 않도록 주의한다.
▷ 상담 시에는 테이블 위로 올려놓고 보면서 이야기한다.
앉는 예절
1) 응접실
▶ “앉으십시오”라는 말이 있는 다음 앉습니다.
▶ 팔짱을 끼거나 다리를 꼬지 않습니다.
2) 방 또는 거실
▶ 장시간 체류를 삼갑니다.
▶ 담배는 반드시 양해를 구하고 피웁니다.
(5) 차량 탑승 시 예절
▶ 고객 1인과 동승하는 경우
- 고객의 분위기에 따라 탑승위치 또는 행동을 결정한다.
- 고객과 대화를 나누면서 분위기를 조성할 필요가 있는 경우
- 고객이 번거로운 것을 싫어하고 조용히 생각하며 결정할 일이 있다고 판단되는 경우
▶ 고객 2인과 동승하는 경우
- 승용차 이용 중 분위기를 조성할 필요가 없는 경우
- 승용차 이용 중 당신이 중간 역할을 담당해야 할 경우
▶ 고객 3인과 동승하는 경우
- 가장 불편한 자리를 택하여야 한다.
- 3인 동승 시 일반적인 경우
▶ 고객이 직접 운전할 때
- 운전석 옆에 앉는 것이 기본 예의이다.
▶ 승차 시 주의사항
- 뒷좌석 한가운데 여성을 태우는 것은 금한다.
- 여성이 자동차를 탈 때에는 엉덩이를 먼저 넣고 다리를 붙여 가지런히 옮긴다.
▶ 열차인 경우
① 진행 방향으로의 창가
② 맞은편 창가
③ 진행 방향 옆자리
④ 맞은편 창가 옆자리
엘리베이터 내에서의 매너
- 안내원이 있는 경우에는 고객이나 상사가 먼저 타고 내리지만 안내원이 없는 경우에는 직원이 먼저 타서
엘리베이터를 작동시킨다.
- 엘리베이터 안에 여성이 탑승 시 남성은 모자를 벗는 것이 에티켓이다.
- 엘리베이터 안에서는 고객과의 눈을 마주치지 말고 쓸데없는 잡담과 농담을 금하며 벽에 기대지 말아야 한다.
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